Аудит кадровой документации
Все руководители и специалисты по персоналу понимают: в кадровых документах должен царить идеальный порядок. Так и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства подразумевает комплексный анализ кадровой документации в организации и позволяет получить руководству организации объективную информацию от независимого эксперта о состоянии кадрового документооборота и оперативно принять меры к устранению выявленных проблемных зон в кадровом делопроизводстве. Особо следует отметить, что ошибки в кадровом делопроизводстве могут привести к значительным штрафам.
С 2015 года вступают в силу важные изменения в сфере административной ответственности за нарушения требований трудового законодательства. Отдельно выделены такие самостоятельные составы административных правонарушений, как фактический допуск лица к работе неуполномоченным лицом; уклонение работодателя от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения; нарушение работодателем порядка или непроведение специальной оценки условий труда; допуск работника к работе без проведения обучения и проверки знаний в сфере охраны труда, а также без проведения обязательных медицинских осмотров; необеспечение работников средствами индивидуальной защиты. Например, максимальный размер штрафа за уклонение работодателя от заключения трудового договора в письменной форме возрастает в 4 раза: с 50 до 200 тыс. рублей. Одновременно с этим вводится ступенчатая система ответственности: в случае повторного нарушения размер санкций возрастает.
Во избежание судебных споров, административных штрафов, претензий со стороны работников и контролирующих органов, работодателю рекомендуется проводить аудит кадровой документации:
- При смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
- При увольнении «обиженного» работника;
- При смене руководителя организации;
- При смене законодательства, регулирующего порядок ведения кадровой документации;
- При изменении системы оплаты труда;
- При массовом высвобождении работников.
Аудит кадрового делопроизводства включает в себя:
- Анализ правильности оформления первичной учетной кадровой документации – соблюдения установленных трудовым законодательством РФ правил приёма и увольнения сотрудников, перевода на другие должности, оформления сотрудников по совместительству;
- Анализ правомерности содержания и оформления трудовых договоров;
- Анализ правомерности содержания правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и иных локальных нормативных актов организации;
- Анализ правомерности содержания должностных инструкций;
- Выявление отсутствующих в организации, но обязательных с точки зрения действующего трудового законодательства РФ и практики его применения кадровых документов;
- Анализ правомерности заключения и содержание договоров о полной материальной ответственности;
- Анализ правомерности организации, документального оформления и оплаты сверхурочных работ, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, сменного режима работы и суммированного учета рабочего времени;
- Анализ правильности оформления обучения и повышения квалификации персонала;
- Анализ правильности оформления, начисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам;
- Анализ правомерности содержания и оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг;
- Анализ полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов.